Excel

LECCION 1ª
Poner en marcha el programa

      Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo partiendo del bot�n "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

Pulsamos el bot�n "Inicio" en la esquina inferior izquierda.
Y subiendo pulsamos "Programas"
Seleccionamos el programa Excel

Nos aparece la pantalla del programa

La pantalla nos muestra una serie de barras de men� y una zona cuadriculada con numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de las barras de men� que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos de una barra de men� que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instrucci�n "Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas"

Pulsar "Ver" en la barra superior. En la imagen vemos que est�n marcadas Est�ndar y Formato. Por tanto las barras que aparecen en pantalla son las dos marcadas.
Para a�adir una barra a la pantalla la marcamos. Por ejemplo cuando queramos dibujar o incorporar figuras geom�tricas, marcamos Dibujo.
Y nos aparece una nueva barra con las instrucciones para dibujar. LECCION 2ª Diferentes partes de la pantalla Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior. La Barra de T�tulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todav�a al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondr� el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones t�picos de Windows para reducir la imagen y para cerrar. La siguiente es la Barra de men�, desde la que aparecen los men� con todas las �rdenes fundamentales. A continuaci�n,  La Barra Est�ndar nos permite realizar r�pidamente algunas de las operaciones m�s comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado. La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuaci�n de la Barra est�ndar o en una fila independiente.  Para cambiar entre una y otra alternativa: Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el bot�n DERECHO del rat�n. Pulsamos Personalizar. Y en la pesta�a Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmaci�n de "Las Barras Formato y Est�ndar comparten una fila"         LECCION 3ª La Barra de F�rmulas y la Hoja de trabajo   La Barra de F�rmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este caso la A1 y la zona para escribir o insertar f�rmulas en la celda activa. Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar. Por ejemplo sustituimos la celda activa A1 por la B3. Borramos A1, ponemos B3 y pulsamos "Enter" en el teclado. La celda activa se muestra recuadrada en negrilla. Lo que escribimos detr�s del signo igual " ="  se muestra en la celda activa. Escribimos por ejemplo "Presupuesto"   LA HOJA DE TRABAJO El gran �rea formada  por cuadr�culas constituye la hoja de trabajo de la hoja de c�lculo.    LAS COLUMNAS En nuestra pantalla a continuaci�n tenemos las columnas designadas por letras. En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G La hoja de c�lculo es mucho m�s grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de c�lculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de c�lculo utilizando las flechas del teclado. LAS FILAS Las filas se nombran mediante n�meros. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7 LAS CELDAS Las celdas se nombran por su columna y por el n�mero de su fila En la imagen las celdas nombradas por su columna y el n�mero de l�nea. La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y despu�s la fila.   LECCION 4ª Escribir en la Hoja de trabajo   Vamos a escribir en la casilla B2  "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas" Pulsamos con el bot�n izquierdo del rat�n sobre la celda en la que deseamos escribir. Podemos escribir directamente en la celda. por ejemplo "Presupuesto Anual Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas" Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra "Anual" est� oculta por la siguiente columna. Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.   Nos situamos con el cursor en la barra donde est�n las letras que designan las columnas, entre las dos columnas. V�ase la crucecita en la figura. Y manteniendo pulsado el bot�n izquierdo del rat�n nos desplazamos. LECCION 5ª Cambiar el tama�o de visualizaci�n de las filas Podemos cambiar el tama�o de visualizaci�n de las filas de igual modo. Nos situamos en la barra que muestra los n�meros de las filas en la l�nea que queremos mover. Y manteniendo pulsado el rat�n movemos la l�nea Podemos cambiar la visualizaci�n de toda la Hoja de Trabajo mediante el comando Zoom, de la Barra Est�ndar . .    Si seleccionamos un n�mero m�s peque�o la pantalla mostrar� un mayor n�mero de celdas de menor tama�o   LECCION 6ª Las Hojas   LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas. Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla. Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de desplazamiento inferior Otra opci�n para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda. Otra alternativa para movernos es: Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.  Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con flechas), para avanzar una columna. HOJAS En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos. Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja n�mero 2" Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del C�lculo.   LECCION 7ª Seleccionar Filas y Columnas Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy �til para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho m�s r�pido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato. Para seleccionar una fila pulsamos sobre el n�mero que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el bot�n y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6. SELECCIONAR COLUMNAS Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el bot�n izquierdo del rat�n.   Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el bot�n del rat�n y nos desplazamos a las siguientes columnas.   LECCION 8ª Seleccionar Bloques de celdas   Escoger un conjunto de celdas Podemos f�cilmente seleccionar un rect�ngulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el rat�n nos movemos hacia la esquina opuesta.  Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de may�sculas del teclado movernos a la �ltima. Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5. �Qu� hacer para seleccionar un conjunto de celdas  salteadas?. Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4 Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el bot�n izquierdo del rat�n.  Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el bot�n del rat�n y nos movemos a D3 Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el bot�n izquierdo del rat�n. SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS Puede ser �til seleccionar todas las celdas.  Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.   LECCION 10ª Nombrar celdas y rangos Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente. Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda. ¿Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande ¿Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas? Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37 Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro. Ya tenemos nuestro primer rango. Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiermos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5 Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que excel nos lleve de a la posición deseada Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando LECCION 11ª Dar Formato a los Datos introducidos   Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.  Vamos a realizar un ejemplo en el que: A) Pondremos una L�nea de Contorno a nuestro presupuesto. B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tama�o de las letras.  C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.  D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto. E) Y el fondo de las celdas con n�meros lo pondremos de color verde claro   Podemos utilizar el men� Formato de la Barra superior o Barra men�. Tambi�n podemos acceder directamente a las funciones de formato m�s utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el bot�n de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones. Si no aparece en su  pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Men�   LECCION 12ª Ejemplo de Formato   A) Vamos a poner una l�nea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas. Pulsamos sobre Formato y  Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Y aparece el formulario Formato de celdas. En nuestro ejemplo en L�nea hemos seleccionado una gruesa. Pulsamos sobre Contorno Y Pulsamos Aceptar Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado. B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tama�o de las letras.. Seleccionamos las celdas En la Barra de Formato pulsamos sobre el bot�n que muestra un tri�ngulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana. Y aumentamos el tama�o de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente bot�n y seleccionado 16 C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita. Y pulsamos la N de la Barra de Formato D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos. Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa. Si nuestra pantalla no muestra el bot�n Color de Fuente,  pulsamos sobre el bot�n Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato.  Y pulsamos sobre el bot�n Color de fuente. Marcamos el color deseado.   E) Poner el fondo de las celdas con n�meros de color verde claro. Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo. En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno. Y pulsamos sobre el color verde claro.   Hemos cambiado el tama�o de las columnas para visualizar las palabras completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tama�o de las columnas nos situamos con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el bot�n del rat�n nos movemos. Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como muestra la imagen de la derecha.   LECCION 13ª Formulario Formato de Celdas   Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato. Pulsando sobre Formato en la Barra superior y Celdas. En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente   En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción. Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas. Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.   En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas   LECCION 14ª Autoformatos en excel El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo. Ya hemos tenido alg�n contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas r�pida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo. Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una pagina sin formatos. El siguiente paso es seleccionar una celda que est� dentro de una tabla, por ejemplo C5. Cuando est� marcada en el men� Formato, pulsaremos en la opci�n Autoformato Atenci�n, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubi�ramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos dar�a un mensaje de error. Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas apropiado para nuestra tabla. S�lo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y despu�s aceptar. Este es nuestra tabla, tal como la hemos "dise�ado" r�pida y sencillamente.   LECCION 15ª  Alinear los Datos   Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineaci�n por varios caminos. Por ejemplo con  los mismos datos que escribimos anteriormente ahora: A)  Los n�meros los vamos a centrar con respecto a su celda. Seleccionamos las celdas correspondientes a los n�meros que queremos centrar. En la Barra de Formato pulsamos sobre el bot�n con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el bot�n Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato. B) La palabra  TOTAL la vamos a alinear a la derecha. Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino. Marcamos la celda y pulsamos el bot�n DERECHO del rat�n Pulsamos sobre Formato de celdas Pulsamos sobre la pesta�a Alineaci�n Y en Horizontal seleccionamos Derecha Y el resultado   LECCION 16ª Desbordamiento de datos   Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones num�ricas se produzca una desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atenci�n sobre ello con el s�mbolo "#" Hay varias formas en que Excel act�a frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos num�ricos Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situaci�n de la celda situada inmediatamente a su derecha. Si est� vac�a, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si est� ocupada entonces solo ser� visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda. Es este ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el desbordamiento num�rico de E5, que al ser la cifra m�s extensa de la longitud de la celda, se muestra con el s�mbolo # repetido todo el ancho de la celda Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros c�lculos. No, el dato sigue estando all�, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato Si el desborda una celda, num�rica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notaci�n cient�fica. La notaci�n cient�fica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +   LECCION 17ª Guardar y Recuperar los Archivos GUARDAR LOS ARCHIVOS Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de c�lculo. En la Barra de Men� pulsamos sobre Archivo y Guardar como En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos. Y pulsamos Guardar   RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Men� Pulsamos sobre Abrir Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo. Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los �ltimos que hemos archivado con Excel al final del men� Archivo puede aparecer.   LECCION 18ª Propiedades del archivo Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser extremadamente útil en entornos de trabajo profesionales. Sobre todo en lugares de trabajo donde es imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de personas necesita trabajar, acceder e incluso participar en el trabajo de otras personas. En el siguiente cuadro de diálogo nos encontramos con diversas opciones de personalización agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaña. En algunas pestañas puedes introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos datos Por ejemplo en la pestaña General no podremos introducir ningún dato. Aparecerá con los datos vacíos hasta que lo guardemos por primera vez. En esta pestaña aparecen los datos relacionados con la información de la grabación del archivo. Vamos a verla mas detenidamente. En las opciones de la pestaña general podemos ver tres zonas bien diferenciadas, La primera zona se refiere a la información del archivo. Por ejemplo Tipo y Tamaño, nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo de archivo y el tamaño que ocupa el archivo Ubicación es una opción mucho mas útil, con ella podremos saber concretamente, en el directorio, en el disco o en el terminal de red en que esta situado físicamente el archivo. Esto resulta útil cuando se trabaja en redes locales, con múltiples lugares de trabajo. Siempre es conveniente saber en que ordenador esta guardada la información. En la segunda zona de la pestaña, La información que nos puede resultar útil de esta pestaña hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy útil para conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos de trabajo y versiones que hagan referencia al mismo proyecto. Modificado, nos ayudara a saber cuando se grabó por ultima vez la información del archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando sobre que archivo contiene la información mas actualizada. En ultimo acceso, nos informa de la ultima vez que alguien abrió el archivo solo para consultarlo, sin grabar en él información. Esta información puede resultarnos especialmente útil en ambientes de trabajo corporativo, donde hay una gran números de personas accediendo a los documentos y necesitamos saber que a que versión se esta accediendo. En la ultima zona, se nos mostrarán los atributos del archivo Se nos dirá si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dirá si ha sido modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por último si es un archivo de sistema o No. De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo Modificado, podemos distinguir fácilmente las versiones viejas de las nuevas. Y gracias al atributo Sólo lectura se limita el que se pueda modificar en nuestro fichero. Hemos visto una pestaña en la que no podemos introducir información, veremos ahora una en la que si podemos introducir información. Veremos la pestaña "Resumen" Esta vez la ventana estará dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir la información relativa al autor. Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en él. Pero intentar encontrar un libro en particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto puede ser una tarea desesperante si no está bien clasificado. El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fácilmente grandes bibliotecas de libros. Los campos personales de Autor, Administrador y Organización: Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organización amplia, y especialmente si trabajamos en equipo o en red. Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando el proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al autor, por si es necesaria ponerse en contacto con él. En la ventana inferior introduciremos información relativa al contenido del libro de trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro mas a delante. Excel tiene un sistema de búsqueda, para encontrar y ordenar los libros basándose en los campos de esta zona. Así pues la descripciones deben ser lo mas claras y homogéneas posibles, para que sea posible encontrar fácilmente todos los libros según palabras claves o categorías. Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo veremos una imagen de la primera hoja de calculo y decidir si es el que queremos abrir.   LECCION 19ª Operaciones Num�ricas   REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS Excel es una hoja de c�lculo y como su nombre indica su funci�n fundamental es trabajar con grandes vol�menes de n�meros y realizar c�lculos num�ricos. Sumar n�meros. Marcamos los n�meros que deseamos sumar. Pulsamos sobre el s�mbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Est�ndar. COMPONENTES DE LAS FUNCIONES Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de f�rmulas aparece la expresi�n =SUMA(B4:B7). La anterior f�rmula se compone de: Comenzamos con el signo igual. Todas las f�rmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una funci�n y no de un texto. A continuaci�n la funci�n, es decir la operaci�n matem�tica que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los n�meros sobre los que deseamos realizar la operaci�n. En este caso como queremos sumar los n�meros que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos  y B7.El formato es por ejemplo  B4:B7 EJEMPLOS Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la f�rmula. Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1 Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el bot�n aceptar de la Barra f�rmulas.   SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS Vamos a sumar por filas y por columnas.  Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos las celdas que contienen los n�meros y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes. Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de f�rmulas. Y el resultado es que: Los primeros cuatro n�meros de la columna C son el resultado de sumar los dos n�meros de cada fila. Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los n�meros de la columna superior. Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los n�meros que tenemos inicialmente en las dos columnas   LECCION 20ª Operaciones matem�ticos               Las operaciones matem�ticas fundamentales pueden realizarse directa y f�cilmente con el programa Excel. SUMAR Para sumar directamente varios n�meros: Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operaci�n matem�tica. Sumamos utilizando el signo + Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda. Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.   MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado. Dividir. Dividimos con el s�mbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter. Potencias.  elevar un n�mero a una potencia es multiplicar ese n�mero por si mismo un cierto n�mero de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un n�mero a un n�mero a una cierta potencia podemos emplear el s�mbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16 EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS En matem�ticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado. El programa Excel calcula en un cierto orden: Primero las operaciones entre par�ntesis. Las potencias Las multiplicaciones y divisiones Sumas y restas. EJEMPLO Realizar la operaci�n 4*(4-3) NO es 4 por 4 menos 3 que dar�a como resultado 13 Sino que primero se calcula el par�ntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4. Por tanto el resultado es 4 EJEMPLO  �Cu�l es el resultado de la operaci�n 4+5*2-7*(2+3)^3 ? El programa primero calcula el par�ntesis (2+3) que da 5 Despu�s calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 A continuaci�n las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875 Nos queda  4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un n�mero negativo -861   LECCION 21ª Orden de las operaciones Lo m�s normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores. Pero Excel es mucho m�s potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operandos y operadores como necesitemos. Vamos a ver algunos ejemplos: Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra Y si modificamos la celda original, tambien se modificara autom�ticamente la celda de la formula. Con dos operadores: Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas tiempo Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participaci�n, y le restamos los impuestos. Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos. El resultado obtenido es 534 Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operandos mas importantes seg�n su orden de prioridad El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan entre par�ntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la multiplicaci�n y divisi�n, en caso de igual importancia se evalua primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicaci�n y la division. Asi pues en la operaci�n anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos. Para construir la formula que queriamos tendr�amos que haber usado los par�ntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior Observa la diferencia de resultados   LECCION 22ª Listas Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introducción de datos en las hojas de cálculo. Una de ellas son las listas. Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos Nos situamos en la primera celda vacía que haya tras los datos y pulsamos el botón derecho del ratón En el menú que se ha desplegado, elegiremos la opción "Elegir de la lista". Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento. Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en él. Excel tiene otras funciones de automatización relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana Veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón Vemos que se crea automáticamente una lista con los días de la semana. Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados.   LECCION 23ª Funciones         Las anteriores f�rmulas utilizan los operadores matem�ticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de par�metros. Las funciones son f�rmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos. Por ejemplo la funci�n que nos permite realizar la suma de los n�meros introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde: Comenzamos la funci�n con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una funci�n. El nombre de la funci�n que queremos realizar. La operaci�n que deseamos realizar en este caso SUMA El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los n�meros a sumar. En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las f�rmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser n�meros, texto, valores l�gicos, matrices o referencias de celdas. Las funciones adoptan la forma de  =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma. Por tanto para sumar los n�meros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades Utilizar la funci�n SUMA y escribir todos los argumentos uno detr�s de otro =SUMA(A1;A2;A3;A4) Utilizamos la funci�n SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la �ltima =SUMA(A1:A4) Sumamos mediante el operador matem�tico suma u escribiendo todas las celdas =A1+A2+A3+A4 EJEMPLO Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen.  Vamos a utilizar dos funciones: Calcular las sumas y Una funci�n para calcular  que cantidad corresponde a las ventas m�s bajas de un mes y zona. El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el bot�n Combinar y centrar. Para adaptar el formato de los n�meros hemos utilizado el bot�n Euro de la barra de formato. Vamos a utilizar primero la funci�n Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la funci�n quedar�a =SUMA(B4:B7) Independientemente del c�lculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas m�s bajas utilizamos la funci�n M�nimo que se designa por MIN.  Vamos a calcular el m�nimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el  argumento es  la zona de datos sobre la que deseamos calcular el m�nimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7) La funci�n queda =MIN(B4:C7) Escribimos la funci�n en la celda B11 Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.   Una de las cuestiones m�s interesantes de las Hojas de C�lculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el n�mero 122,00 que aparece en la celda C7 por el n�mero 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado m�nimo de ventas. Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la funci�n m�nimo tambi�n.   LECCION 24ª Insertar Funci�n El programa Excel cuenta con gran n�mero de funciones predefinidas a las que se accede f�cilmente partiendo del bot�n Pegar Funci�n. Nos situamos en la celda donde queremos colocar la f�rmula y donde se mostrara el resultado de la funci�n. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media aritm�tica de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritm�tica suma los n�meros y los divide entre el n�mero de elementos sumados. Por tanto nuestra funci�n realizar� la operaci�n matem�tica de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.  En la Barra Est�ndar pulsamos sobre el bot�n Pegar Funci�n Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra la funci�n que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categor�a de la funci�n. En nuestro ejemplo la funci�n media aritm�tica se encuentra dentro la Categor�a de funciones Estad�sticas. Y una vez seleccionada la Categor�a de la funci�n nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la funci�n, el nombre que designa a la media aritm�tica es PROMEDIO Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro correspondiente a la funci�n promedio. Ahora se trata de especificar los argumentos de la funci�n PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los n�meros a los que queremos calcular la media aritm�tica. El programa autom�ticamente asume que son los n�meros que se encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la f�rmula. Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el c�lculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone N�mero1. Y en la celda marcada se coloca la funci�n y nos muestra el resultado de aplicar dicha funci�n a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritm�tica da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la f�rmula   LECCION 25ª Crear series                 Si necesitamos escribir una serie de n�meros o una serie de t�rminos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creaci�n de modo muy r�pido de la serie. Vamos a generar la serie con los meses del a�o. Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie. Nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el bot�n del rat�n nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie. Y el resultado cuando soltamos el bot�n ser� una serie con tantos t�rminos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del a�o de forma autom�tica.   CREAR SERIES NUMERICAS Con Excel es f�cil crear series num�ricas. Vamos a generar la serie num�rica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de c�lculo solo el 2 y el 4. Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente. Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra. manteniendo pulsado el bot�n del rat�n nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie. Y el resultado es la generaci�n r�pida y autom�tica de una serie num�rica   LECCION 26ª Utilizar nombres de rango en las funciones       Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los rangos y como dar nombre a los rangos. En esta lección aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las funciones. Vamos a verlo con un ejemplo Crearemos un rango para cada mes y también para cada articulo, como ya sabemos, simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dándole el nombre de su titulo Y también para el articulo Ahora crearemos una formula que que sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al siguiente formula "=Suma(Enero)" Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener que introducir las celdas de inicio y final. Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas fácil identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero. Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo: Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que ocurre en otras ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de su nueva columna. Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos definido como Enero. La principal utilidad de esto es que podemos utilizar facilmente las rangos de las funciones en cualquier parte de la hoja de cálculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas. Simplemente tendremos que haber definido bien el rango como por ejemplo "ComprasEnero"   LECCION 27ª Copiar          La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la informaci�n ya esta introducida y reproducirlas en otras: Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la informaci�n que deseamos copiar. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al comando copiar. Partiendo del Comando Edici�n de la Barra de men� Pulsando el Bot�n DERECHO del rat�n. Seleccionar el �rea donde se copiara el contenido. Seleccionamos Edici�n en la Barra de men�. Y pulsamos sobre Pegar Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de Formato.   EJEMPLO Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuaci�n en vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6. Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter. Pulsamos con el rat�n sobre la celda A2 y la marcamos. Pulsamos el bot�n DERECHO del rat�n y del men� que aparece seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente. En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia. Pulsamos el bot�n DERECHO del rat�n y del men� que aparece seleccionamos pegar. Marcamos la celda A5 y pulsando el bot�n DERECHO del rat�n, en el  men� que aparece, seleccionamos Pegar. Repetimos la operaci�n en la celda A6. Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior izquierda. Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambi�n en la Barra de f�rmulas que muestra el nombre de la celda activa y su contenido. Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es: Marcar la celda Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra. Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la informaci�n.   EJEMPLO Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6. Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el bot�n del rat�n nos movemos hasta C6. Soltamos el bot�n y aparece el resultado de copiar la celda. Y el resultado     LECCION 28ª Copiar F�rmulas              Una operaci�n frecuente cuando se trabaja con una Hoja de C�lculo es copiar las f�rmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de C�lculo. Para copiar una f�rmula se emplea el mismo m�todo de Copiar y Pegar. Por tanto: Seleccionamos las celdas donde se encuentra la f�rmula que deseamos copiar. Pulsamos el comando Edici�n y Copiar Marcamos las celdas donde queremos copiar la f�rmula Pulsamos Edici�n y  Pegar   EJEMPLO Tenemos unos n�meros en la columna A que queremos sumar a los n�meros de la columna B.  Se trata de sumar el n�mero de la celda A1 y el n�mero de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el n�mero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y as� con todas las filas de n�meros. Partimos de los n�meros que se muestran en la primera imagen. En la celda C1 vamos a introducir la f�rmula para sumar los dos n�meros de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una f�rmula. A continuaci�n escribimos la operaci�n matem�tica que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre par�ntesis las celdas sobre las que se realiza la operaci�n. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos. Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1. Pulsamos sobre la celda C1 Y pulsando en el bot�n DERECHO del rat�n seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se poner intermitente. Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el bot�n DERECHO del rat�n seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc". Y el resultado que aparece es el siguiente Es importante observar que no hemos copiado el n�mero 9 que estaba en la celda C1 sino la f�rmula que estaba en esa celda.. Y es importante comprender que la copia de la f�rmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la f�rmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2). Al copiar la f�rmula una fila m�s abajo el programa por defecto asume que los n�meros que queremos sumar son tambi�n de la fila siguiente. Si queremos que al copiar la f�rmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta. Tenemos que escribir el signo del d�lar "$" antes de las letras y los n�meros que corresponden a las celdas. De esta forma la copia ser� absoluta y no relativa. La anterior funci�n quedar�a =SUMA($A$1:$B$1)   LECCION 29ª Copiar el n�mero de una celda pero no la f�rmula           Hemos visto que por el procedimiento m�s sencillo de copiar y pegar si una celda tiene una f�rmula lo que se copia es la f�rmula y no el valor o el resultado de la f�rmula. En ocasiones deseamos copiar el resultado de una f�rmula que esta en una celda pero no la f�rmula en si. Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son: Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la C1 Pulsamos Edici�n y Copiar Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2 Seleccionamos Edici�n y Pegado Especial. Igualmente pulsando el bot�n DERECHO del rat�n. En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.  Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos n�meros anteriores de la fila, aparece el n�mero 9 que hemos copiado de la celda C1.   LECCION 30ª Copiar Formato          Otra opci�n de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tama�o de la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el mismo formato en otras. Seleccionamos Edici�n y Copiar, una vez marcada la celda de donde queremos tomar el formato. Seleccionamos Edici�n y Pegado especial En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos. Igualmente podemos copiar el formato utilizando el bot�n Copiar Formato de la Barra de Formato. Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar. Pulsamos sobre el bot�n Copiar Formato de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.   EJEMPLO En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tama�o, negrita y fondo amarillo. Queremos copiar esas caracter�sticas de formato a las celdas A2, A3 y A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.   Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes   LECCION 31ª Mover          Para quitar la informaci�n que hemos introducido en una zona de la Hoja de c�lculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar. Para mover la informaci�n introducida en celdas, columnas o filas. Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de ubicaci�n. Pulsamos Edici�n en la Barra superior Pulsamos sobre Cortar Marcamos donde queremos que se coloque la informaci�n que estamos moviendo. Pulsamos Pegar Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y pegar   Si pegamos sobre una zona que contiene informaci�n, la misma la borramos al pegar una nueva informaci�n encima. Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra acci�n, un bot�n muy �til y seguramente uno de los m�s utilizados es el bot�n de Deshacer que encontramos a continuaci�n en la barra Est�ndar.   EJEMPLO  Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.  Marcamos la columna A, pulsamos Edici�n y Cortar. Marcamos la columna C y pulsamos Pegar   LECCION 32ª Los Gr�ficos Es f�cil realizar gr�ficos partiendo de unos datos con el Asistente de gr�ficos. Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos los datos que vamos a utilizar para el gr�fico. En la Barra Est�ndar pulsamos sobre el bot�n Asistente de gr�ficos Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de gr�fico. Es decir de que grupo queremos el gr�fico y dentro del tipo de gr�fico seleccionar a la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido L�neas y hemos seleccionado la primera opci�n dentro del grupo de gr�ficos disponibles.   En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el gr�fico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomar�n los datos para dibujar el gr�fico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomar�n los datos. Si las celdas que aparecen a continuaci�n de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de gr�fico debemos escribir el rango correcto.   En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de a�adir un t�tulo. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos a�adir un t�tulo a los ejes del gr�fico., En nuestro caso a�adimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical como t�tulos explicativos de los ejes.   El �ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicaci�n del gr�fico. Podemos colocar el gr�fico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el gr�fico.     Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del gr�fico y movi�ndonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tama�o del gr�fico.   Una cuesti�n muy interesante en relaci�n a los gr�ficos en que se encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el n�mero 46 por 99 y pulsamos Enter, el gr�fico refleja autom�ticamente el nuevo dato.   LECCION 33ª Modificar gr�ficos Adem�s de poder realizar cambios en los gr�ficos modificando los valores que se encuentran vinculados al gr�fico, podemos modificar el formato. Es f�cil cambiar la visualizaci�n del gr�fico. Comenzamos cambiando el  �rea de gr�fico. Pulsamos sobre el �rea de gr�fico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el gr�fico. Pulsamos el bot�n DERECHO del rat�n y aparece un men�. Seleccionamos el comando para cambiar el �rea de gr�fico. Podemos modificar el formato, el tipo de gr�fico, de que celdas proceden los datos para trazar el gr�fico, los t�tulos del gr�fico y la ubicaci�n. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de �rea de gr�fico   Aparece el cuadro de Formato de �rea del gr�fico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el �rea de gr�fico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tama�o 8. Y pulsamos Aceptar     Del mismo modo, es decir marc�ndolo y pulsando el bot�n DERECHO del rat�n podemos activar el men� para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.   Aparece un men� para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo hemos decidido pulsar sobre la pesta�a Tramas para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.     Hemos igualmente marcado el �rea de trazado y pulsado el bot�n DERECHO del rat�n. El �rea de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una l�nea discontinua. Del men� que aparece seleccionamos Formato de �rea de trazado.   En el cuadro de Formato del �rea de trazado seleccionamos tambi�n un fondo celeste para el �rea de trazado.   En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro gr�fico inicial.   Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los gr�ficos pero indudablemente los men� permiten otras m�ltiples posibilidades como borrar una parte del gr�fico como vemos en la siguiente imagen.   LECCION 34ª A�adir Dibujos           Una forma f�cil de a�adir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo. Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo Desde esta barra podemos acceder a m�ltiples figuras gr�ficas predefinidas como diferentes tipos de flechas. Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas. Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo L�neas y elegimos un tipo de flecha. Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el bot�n del rat�n, hasta el otro extremo.   Una vez dibujadas podemos cambiar la orientaci�n de las flechas mediante el comando Dibujo de la Barra de Dibujo Marcamos la flecha que queremos girar. Pulsamos Dibujo Pulsamos Girar o voltear Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda. En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba. La Barra de  Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el formato. Podemos dibujar directamente un rect�ngulo o c�rculo desde el bot�n de la Barra de Dibujo Y podemos cambiar los colores empleados en el fondo, las l�neas o el texto directamente desde la Barra de Dibujo   LECCION 35ª insertar INSERTAR CELDAS Nos situamos donde deseamos insertar la celda Seleccionamos Insertar en la Barra de men� Pulsamos sobre Celdas Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar INSERTAR COLUMNAS Marcamos la columna donde deseamos a�adir una nueva columna en blanco a su izquierda. Seleccionamos Insertar en la Barra de men�. Pulsamos sobre Columnas. Si queremos a�adir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el bot�n del rat�n nos desplazamos. El n�mero de columnas en la hoja de c�lculo se mantiene en 256. Para a�adir nuevas columnas el programa elimina las �ltimas. Por tanto si las �ltimas filas contienen datos el programa no permite a�adir nuevas columnas. INSERTAR FILAS Nos situamos a la altura donde queremos a�adir una fila. La fila se a�ade arriba de donde estamos. Pulsamos Insertar Y pulsamos sobre Filas INSERTAR HOJAS DE CALCULO Pulsamos Insertar Y hacemos clic sobre Hoja de c�lculo Una vez insertada podemos cambiar su posici�n en el libro simplemente pulsando sobre la pesta�a Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pesta�a a la posici�n seleccionada. Pulsando sobre las pesta�as de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el bot�n DERECHO del rat�n accedemos al men� desde el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Adem�s podemos Insertar Hojas y Gr�ficos.   LECCION 36ª Eliminar ELIMINAR CELDAS Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Edici�n Y sobre Eliminar En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y pulsamos Aceptar ELIMINAR COLUMNAS Seleccionamos la columna que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Edici�n en la Barra de men�. Pulsamos sobre Eliminar Ad by TubeAdblocker. More Info | Hide These Ads ELIMINAR FILA Marcamos la fila que deseamos eliminar Pulsamos Edici�n Pulsamos Eliminar ELIMINAR HOJA Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra Hoja pulsamos la pesta�a correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5. Pulsamos sobre Edici�n. Y seleccionamos Eliminar Hoja   LECCION 37ª Ortograf�a Mediante la verificaci�n ortogr�fica podemos comprobar los errores del texto. Activamos la funci�n de correcci�n ortogr�fica desde el comando Herramientas de la Barra de men�. Y pulsamos sobre Ortograf�a. Igualmente podemos activar la  correcci�n ortogr�fica pulsando sobre el bot�n de la Barra Est�ndar que activa la verificaci�n ortogr�fica. En el cuadro de di�logo que aparece podemos optar por: Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de ortograf�a y preferimos mantenerla. Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos otra opci�n para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las sugerencias o poner otra que nos parezca m�s adecuada. Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al incorporarla la pr�xima vez no aparecer� como error. Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de c�lculo   El comando Autocorrecci�n nos permite activar o desactivar algunas funciones autom�ticas del programa como sustituir dos may�sculas iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAy�sculas cuando escribimos CAmi�n el programa lo sustituye autom�ticamente por Cami�n. Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir: Pulsamos Herramientas en la Barra superior Y seleccionamos Autocorrecci�n LECCION 38ª Ortograf�a Ya hemos hablado de cómo Excel nos facilita la introducción de datos. Vamos a ver ahora otra de estas características. La opción Autocompletar consiste en que Excel recuerda los datos que estamos introduciendo y si en la misma columna.. Introducimos un dato nuevo, Excel lo compara con los existentes y si empieza igual, Excel lo completa con los datos que coincidan con los caracteres introducidos Si queremos aceptar su sugerencia sólo tendremos que pulsar la tecla intro. Pero si queremos introducir otra palabra sólo tendremos que seguir tecleando ignorando su sugerencia Si hubiera dos o más palabras que coincidieran su inicio, Excel no mostrara una sugerencia hasta que escribamos una letra que marcara la diferencia entre las dos opciones Excel guarda aun una herramienta mas para facilitarnos el trabajo, el Autollenado, su utilidad es copiar datos. Por ejemplo: Al situar el puntero en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, tras dejar pulsado el botón del ratón durante unos instantes Podemos arrastrar el ratón hacia abajo Y Excel nos muestra el texto que insertara tantas veces como celdas señalemos. También podemos copiar mas de una celda. Simplemente seleccionando cuantas celdas deseemos Y arrastrando como ya sabemos. Pero hay que tener en cuenta que este sistema no desplaza, simplemente copia sin preocuparse de los datos que hubiera previamente en esas celdas, El resultado final es el siguiente LECCION 39ª Imprimir      Antes de imprimir la p�gina suele ser necesario Configurar la p�gina para definir cuestiones como la orientaci�n,  los m�rgenes y poner un t�tulo de cabecera   Nos aparece un cuadro donde podemos definir: La Orientaci�n. Donde decidimos si queremos imprimir la p�gina en Vertical o en Horizontal   Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboraci�n de la Hoja de c�lculo.   Si lo que vamos a imprimir consta de varias p�ginas podemos movernos para ver como va a quedar en papel las dem�s p�ginas pulsando Siguiente   La opci�n M�rgenes nos permite visualizar donde se encuentran los m�rgenes del documento que vamos a imprimir.   una vez que comprobamos que la p�gina se visualiza y va a quedar en papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir.  Podemos llegar a esta opci�n desde la Barra de men� pulsando Archivo e Imprimir.  Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las caracter�sticas de la impresi�n. Igualmente podemos seleccionar: El Intervalo de p�ginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las p�ginas. El cuadro permite otra opci�n interesante que es imprimir �nicamente un grupo de p�ginas.  para imprimir algunas p�ginas y no todas debemos seleccionar P�ginas y en Desde poner el n�mero correspondiente a la primera p�gina que queremos imprimir y en hasta la �ltima. La opci�n Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro,  �nicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opci�n que puede ser interesante es imprimir �nicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la opci�n Selecci�n.   Una vez configurada la p�gina y definido el tipo de impresi�n que deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzar� la impresi�n. Un camino r�pido si la configuraci�n de la p�gina y el tipo de impresi�n que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el bot�n Imprimir de la Barra Est�ndar.   LECCION 40ª El ayudante de office Excel es una aplicación muy completa y llena de posibilidades, tanto que es muy difícil llegar a tener en la cabeza todas las características que pueden sernos útil en nuestro trabajo cotidiano. Por eso Excel guarda, aun, una herramienta mas que es la mas útil de todas las vistas hasta ahora. Ya que es la llave de todas las demás. Estoy hablando del Ayudante de Office Las herramientas de ayuda de Excel, están en el signo de interrogación de la barra principal. Excel tiene dos formas de ayudarnos: la ayuda de Microsoft Excel y La ayuda contextual de la opción "¿Qué es esto?" . La primera opción llama directamente al ayudante de Office para una consulta. La segunda opción, muestra el ayudante de Office pero solo aparece en pantalla sin mostrar ningún dialogo. La tercera opción es una ayuda contextual, tras seleccionarla podemos pinchar en cualquier ítem de Excel y se nos mostrara un cuadro con información explicativa sobre el. Volviendo a al Ayudante de Office. El ayudante es una herramienta contextual, esto significa que su comportamiento cambia según nuestros actos. Por ejemplo si le llamamos desde una hoja en blanco nos aparece el siguiente dialogo O bien puede mostrarnos sugerencias según las herramientas que estemos utilizando en ese momento Por ejemplo si estamos trabajando con formulas y nos hemos equivocado, el ayudante puede sorprendernos con este dialogo El ayudante dispone de un buen numero de opciones que permiten personalizar su comportamiento. Pulsando en el botón derecho del ratón sobre el ayudante, desplegamos una menu que nos permite: ocultar el ayudante, o cambiar el muñeco que representa al ayudante por uno de los ocho disponibles, o mostrar algunas animaciones del repertorio del ayudante que tengamos elegido en ese momento Respecto a las opciones, aquí vemos algunas de las que podemos personalizar para hacer mas cómodo a nuestro ayudante, como por ejemplo que se mueva cuando moleste a nuestra área de trabajo o activar o desactivar el sonido   LECCION 41ª Como obtener ayuda La ventana de ayuda surge cuando pulsamos en alguna de las opciones que el ayudante de Office. La ventana de ayuda tiene varias zonas: La pestaña de contenido permite buscar ayuda sobre un tema La pestaña de Asistente para ayuda se comporta como el ayudante de Office sugiriendo respuestas para nuestras preguntas. La pestaña del índice nos permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una palabra clave. Por ultimo la zona derecha de la ventana es donde se nos muestra la ayuda que Office nos ofrece.